< Автоматизация бизнеса

Управление предприятием

Для управления предприятием необходима объективная информация, а также своевременная обратная связь о текущих бизнес-процессах.

В процессе работы с нашими клиентами мы проанализировали, каким образом обычно происходит получение информации. Чаще всего, руководство предприятия получает ее в виде планов и отчетов. Такой метод наиболее распространен и действительно является рабочим, но имеет ряд недостатков.

Во-первых, на подготовку отчетов необходимо время, и сотрудникам приходится выделять его из своей основной деятельности. Во-вторых, руководство, понимая это, запрашивает их с определенной периодичностью – неделя, месяц, квартал, получая, в то же время, необходимую информацию с некоторой задержкой. В-третьих, неизбежно сказывается человеческий фактор. При подготовке отчета сотрудник может забыть часть данных, упустить из вида или преувеличить результаты. Если представить срез информации за длительный промежуток времени, то сотрудник может смениться, а зафиксированные им данные – не сохраниться. В итоге руководство получает информацию в искаженном виде с существенными временными потерями, что затрудняет принятие оперативных и точных решений в управлении предприятием.

Основываясь на задачах, стоящих перед компаниями-клиентами (или нашими клиентами), мы пришли к заключению, что при проектировании системы автоматизации важно, чтоб она позволяла руководителю предприятия увидеть всю статистику о деятельности сотрудников в цифрах:

  • количество обработанных заказов;
  • количество проведенных переговоров и их результаты;
  • количество закрытых сделок;
  • процент выполнения плана в текущий момент и многие другие.

Кроме этого, значительно упрощает работу получение информации о клиенте в 1 клик, текущих этапах переговоров, источниках привлечения клиентов, причинах отказа.

Необходимо понимать, что система автоматизации не внесет изменения во все сферы деятельности предприятия, так, например, она не научит сотрудников клиенториентированности, а руководителей – стратегическому планированию. В то же время, правильно спроектированная система дает возможность получить качественную обратную связь и позволяет вывести управление предприятием на новый уровень.

Количество сотрудников и выполняемые ими функции остаются прежними, но объем задач, выполненных ими в течение рабочего дня возрастает, поскольку не происходит временных затрат на подготовку отчетов. Результаты работы отображаются в виде конкретных данных, что, разумеется, повышает точность получаемой информации. Более того, учитываются такие показатели, которые в отчете могут быть не отражены, делая картину более полно по сравнению с отчетами. Все данные сохраняются в системе, и при смене сотрудников не происходит их потери. Руководство в режиме реального времени может увидеть прозрачную картину действий каждого сотрудника в цифрах, что позволяет принимать решения оперативно и точно с учетом меняющихся обстоятельств. Например, изменить стратегию действий в отношении конкретного клиента, скорректировать план работ или сделать заключение о необходимости провести дополнительное обучение для сотрудников.

Таким образом, системы автоматизации позволяют видеть результаты работы более объективно и своевременно принимать адекватные решения, делая управление предприятием более эффективным.